Cuando fallece un familiar, el certificado de defunción es el primer documento que vas a necesitar y, al mismo tiempo, la llave que abre el resto de trámites: la herencia, la baja de cuentas bancarias, la pensión de viudedad, el cobro de los seguros. En esta guía te explicamos dónde pedirlo, cómo solicitarlo online desde la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia, cuánto tarda y cuántas copias conviene tener a mano.
Respuesta rápida: el certificado de defunción se pide en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia, es totalmente gratuito y, si tienes Cl@ve o certificado digital, lo obtienes en PDF al momento. Sin identificación electrónica, te llega por correo ordinario en 10 a 15 días.
¿Qué es el certificado de defunción y para qué sirve?
El certificado de defunción es el documento oficial expedido por el Registro Civil que acredita el fallecimiento de una persona, así como la fecha y el lugar en el que se produjo. Sin él, no se puede iniciar prácticamente ninguna gestión posterior a la muerte de un familiar.
Vas a necesitarlo para:
- Iniciar la herencia y, si no hay testamento, la declaración de herederos abintestato.
- Solicitar el Certificado de Últimas Voluntades, que confirma si el fallecido dejó testamento.
- Cancelar cuentas bancarias, tarjetas y productos financieros del fallecido.
- Tramitar la pensión de viudedad y el auxilio por defunción de la Seguridad Social.
- Cobrar los seguros de vida y de decesos.
- Dar de baja seguros y suscripciones del fallecido.
- Presentar la declaración de la renta del fallecido.
- Formalizar cambios de titularidad en propiedades, contratos de suministros o vehículos.
Certificado médico de defunción y certificado del Registro Civil no son lo mismo
Es una confusión muy habitual y conviene aclararla desde el principio.
El certificado médico de defunción lo firma el médico que constata el fallecimiento y sirve únicamente para inscribir la defunción en el Registro Civil y tramitar la licencia de enterramiento. De ese documento suele encargarse la funeraria en las primeras horas.
El certificado de defunción del Registro Civil es el que se emite una vez inscrita la defunción, y es el que te van a pedir bancos, notarías, aseguradoras y organismos públicos. Cuando alguien te pide «el certificado de defunción» para cualquier gestión posterior al entierro, se refiere siempre a este segundo.
Tipos de certificado de defunción: cuál pedir según el trámite
Al solicitarlo tendrás que elegir modalidad. Equivocarse supone repetir la solicitud, así que conviene saber qué necesita cada organismo antes de enviarla.
Tipo | Qué contiene | Cuándo pedirlo |
Literal | Copia íntegra de la inscripción: datos completos del fallecido, hora y lugar exactos y anotaciones marginales. | Herencia, notaría, banco, seguros y casi cualquier trámite oficial. Es el más seguro si tienes dudas. |
Extracto ordinario | Resumen con los datos básicos, en castellano. | Gestiones administrativas sencillas dentro de España. |
Extracto bilingüe | Resumen en castellano y en la lengua cooficial de la comunidad autónoma. | Trámites en Cataluña, Galicia, País Vasco, Valencia, Baleares y Navarra. |
Extracto plurilingüe | Resumen emitido en varios idiomas conforme al Convenio de Viena. | Trámites en países firmantes del Convenio (mayoría de la UE, Suiza, Turquía, Balcanes). |
Negativo | Certifica que no consta una inscripción de defunción para esa persona en ese Registro Civil. | Casos concretos de trámites en el extranjero o expedientes de sucesión sin inscripción registrada. |
Si dudas, pide literal. Es el que aceptan todos los organismos y evita el error más caro: presentar un extracto donde te exigían el literal.
Dónde pedir el certificado de defunción: 3 vías oficiales
Hay tres formas de solicitarlo y las tres son gratuitas. Elige en función de si tienes identificación electrónica y de la urgencia.
1. Online, en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia (recomendada)
Es la vía más rápida y cómoda. Se hace en sede.mjusticia.gob.es, sin desplazamientos y sin cita previa.
2. Presencialmente en el Registro Civil
Puedes acudir al Registro Civil del municipio donde se produjo el fallecimiento con tu DNI y los datos del fallecido. La mayoría de Registros exigen cita previa. En muchos casos te entregan el certificado en el acto.
3. Por correo postal
Envía una carta al Registro Civil correspondiente con el tipo de certificado que necesitas, tus datos, los del fallecido, una fotocopia de tu DNI y la dirección postal donde quieres recibirlo. Es la vía más lenta y en desuso, pero sigue siendo válida.
Cómo pedir el certificado de defunción online paso a paso
Este es el proceso completo por vía electrónica, que recomendamos siempre que sea posible.
Con Cl@ve o certificado digital (PDF inmediato)
- Entra en la página del trámite en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia.
- Selecciona la opción «Trámite con Cl@ve» e identifícate con tu Cl@ve permanente, Cl@ve PIN o certificado digital.
- Rellena los datos del fallecido: nombre y apellidos, fecha y lugar del fallecimiento.
- Indica si el certificado es para ti (inscrito) o para otra persona (tercero) y, en este último caso, tu relación con el fallecido.
- Elige el tipo de certificado (literal, extracto ordinario, bilingüe o plurilingüe).
- Envía la solicitud. Si el fallecimiento ya está cargado en el sistema DICIREG del Registro Civil, en pocos segundos podrás descargar el PDF firmado electrónicamente.
- Guarda el PDF. Los organismos aceptan el documento electrónico gracias al Código Seguro de Verificación (CSV) que incorpora.
Sin identificación electrónica (por correo, 10-15 días)
- Entra en la misma página del trámite.
- Selecciona la opción «Trámite sin Cl@ve».
- Rellena los datos del fallecido y del solicitante.
- Indica la dirección postal donde quieres recibir el certificado.
- Envía la solicitud. Recibirás el certificado en papel por correo ordinario en un plazo habitual de 10 a 15 días.
Aviso importante: existen webs privadas que cobran entre 15 y 50 € por «gestionar» este trámite. El propio Ministerio de Justicia advierte de que las certificaciones del Registro Civil son gratuitas y de que no tiene relación alguna con esos intermediarios. Si te piden dinero por pedir un certificado de defunción, estás en una web privada innecesaria.
Cómo pedirlo presencialmente en el Registro Civil
Si prefieres hacerlo en persona, o si por el motivo que sea la vía online no está disponible en tu caso, puedes ir al Registro Civil del municipio donde se produjo el fallecimiento.
Necesitas llevar:
- Tu DNI en vigor.
- Datos del fallecido: nombre completo, fecha y lugar del fallecimiento.
Lo habitual es pedir cita previa por internet o teléfono. Allí rellenas el formulario del Registro y, en muchos casos, te entregan el certificado en el acto. En otros, tardan unos días y te lo envían al domicilio.
Cómo pedirlo por correo postal
Vía en desuso pero todavía válida. Envía una carta al Registro Civil que corresponda al lugar del fallecimiento indicando:
- Nombre completo del fallecido, y fecha y lugar del fallecimiento.
- Tipo de certificado que solicitas.
- Tus datos personales completos y una fotocopia de tu DNI.
- Dirección postal a la que quieres que te lo envíen.
El plazo depende del volumen de trabajo de cada Registro, pero normalmente te llegará en 15 a 20 días.
¿Quién puede solicitar el certificado de defunción?
Como regla general, cualquier ciudadano puede pedir el certificado de defunción de una persona fallecida. No hace falta acreditar parentesco ni interés legítimo: basta con conocer los datos identificativos y saber la fecha y el lugar del fallecimiento.
Existen excepciones concretas en las que el acceso está restringido, por ejemplo defunciones vinculadas a adopciones, rectificaciones registrales de sexo o casos con protección judicial. En esos supuestos sí hay que acreditar interés legítimo.
¿Cuánto cuesta pedir el certificado de defunción?
Es gratis por cualquiera de las tres vías oficiales: online, presencial o por correo. No hay que pagar tasa, sello ni comisión.
Los únicos costes reales aparecen si necesitas:
- Apostilla de La Haya, para usarlo en países firmantes del Convenio (unos 12 €).
- Traducción jurada, si vas a presentarlo en un país no incluido en el Convenio de Viena.
- Gestor o intermediario privado, que puede cobrar entre 15 y 50 €. El trámite oficial es gratuito, así que este gasto solo tiene sentido si delegas expresamente la gestión.
Plazos: cuándo puedes pedirlo y cuánto tarda
El certificado de defunción se puede pedir en cuanto la defunción esté inscrita en el Registro Civil. La inscripción se realiza en las 24 horas siguientes al fallecimiento y normalmente la gestiona la funeraria con el certificado médico de defunción.
- Con Cl@ve o certificado digital: entrega inmediata en PDF, siempre que los datos del fallecimiento ya estén cargados en el sistema DICIREG.
- Sin identificación electrónica, por correo: 10 a 15 días.
- Presencial: en el acto o unos días si el Registro está saturado.
- Por correo postal: 15 a 20 días.
¿Puedo pedir el certificado si no sé la fecha exacta del fallecimiento?
Sí, aunque el trámite es más lento. Puedes indicar una fecha aproximada o un rango de años y aportar los datos que sí conozcas (nombre completo, lugar del fallecimiento). El Registro Civil buscará la inscripción de forma manual. Es una situación habitual cuando se piden certificados de personas fallecidas hace décadas.
Solo se expiden certificados de fallecimientos ocurridos en España o inscritos en Consulados españoles, posteriores a 1870.
Qué hacer después: los trámites que exigen el certificado
Una vez tengas el certificado de defunción, se abre la puerta al resto de gestiones. Este es el orden lógico y los plazos importantes que conviene tener claros desde el primer día:
- Solicitar el Certificado de Últimas Voluntades. Confirma si el fallecido dejó testamento y ante qué notario. Ojo: no puede pedirse hasta pasados 15 días hábiles desde el fallecimiento. Te explicamos cómo hacerlo aquí.
- Iniciar la herencia. Con testamento o sin él, hay que acudir al notario para la declaración de herederos y la aceptación de la herencia. Si no había testamento, aquí te contamos quién hereda según la ley y también cómo renunciar a una herencia si es lo que te conviene.
- Tramitar prestaciones de la Seguridad Social. Pensión de viudedad, orfandad, en favor de familiares o el auxilio por defunción.
- Cobrar seguros de vida y de decesos. Si el fallecido tenía póliza contratada, hay que comunicarlo cuanto antes a la aseguradora. En seguros de vida, la reclamación prescribe a los cinco años.
- Cancelar cuentas y dar de baja servicios. Bancos, tarjetas, suministros, suscripciones. Aquí tienes una plantilla de carta para dar de baja un seguro que también te sirve como referencia para otros contratos.
- Hacer la declaración de la renta del fallecido. Se presenta en el ejercicio del año del fallecimiento. Cómo hacerla paso a paso.
Consejo práctico: pide varias copias en la misma solicitud. Vas a necesitar como mínimo una para el banco, otra para Últimas Voluntades, otra para la notaría, otra para la Seguridad Social, otra para el seguro y probablemente alguna más para Hacienda o suministros. Si lo obtienes en PDF, puedes imprimir todas las que quieras: cada copia lleva su CSV y es igualmente válida.
Un seguro de decesos se encarga de todo esto por ti
Cuando fallece un familiar, además del duelo llega un aluvión de gestiones que hay que resolver en pocos días: velatorio, entierro, certificados, notaría, cancelaciones. En Europea Seguros nos encargamos de todos los trámites administrativos y funerarios cuando el fallecido tiene contratada una póliza de decesos con nosotros, incluida la obtención de los certificados que necesita la familia.
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Preguntas frecuentes sobre el certificado médico de defunción
¿Cuántas copias del certificado de defunción debo pedir?
Como mínimo entre 4 y 6. Vas a necesitarlo para el banco, la notaría, el Certificado de Últimas Voluntades, la Seguridad Social, el seguro y probablemente Hacienda. Si lo pides en PDF con CSV, puedes imprimir tantas como necesites: cada copia es igualmente válida.
¿Se puede pedir el certificado de una persona fallecida hace muchos años?
Sí. Se expiden certificados de fallecimientos ocurridos en España desde 1870. Si el fallecimiento es anterior a la informatización del Registro Civil, la búsqueda es más lenta y suele tramitarse sin Cl@ve, por correo o presencialmente.
¿Necesito Cl@ve o certificado digital para pedirlo por internet?
No es obligatorio. La Sede Electrónica del Ministerio de Justicia ofrece dos vías: con identificación electrónica (entrega inmediata en PDF) y sin identificación electrónica (envío por correo postal en 10 a 15 días).
¿Puedo pedir el certificado de defunción si vivo en el extranjero?
Sí. Puedes tramitarlo online desde cualquier país, o pedirlo en el Consulado español que te corresponda. Si vas a usarlo fuera de España, valora si necesitas el certificado plurilingüe o si tendrás que apostillarlo.
¿Qué es la Apostilla de La Haya y cuándo la necesito?
Es una legalización internacional que valida el certificado para su uso en países firmantes del Convenio de La Haya. Se solicita en el Tribunal Superior de Justicia una vez tengas el certificado. Solo la necesitas si vas a presentarlo en el extranjero.
¿Es obligatorio inscribir el fallecimiento antes de pedir el certificado?
Sí. El certificado se genera a partir de la inscripción en el Registro Civil. La inscripción se realiza en las 24 horas siguientes al fallecimiento, normalmente a través de la funeraria. Sin inscripción, no hay certificado que emitir.
¿Se puede pedir el certificado sin conocer la fecha exacta del fallecimiento?
Sí, aunque el trámite es más lento. Puedes aportar una fecha aproximada, un rango de años y el resto de datos del fallecido (nombre completo, lugar). El Registro Civil hará la búsqueda manual de la inscripción.
